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  • Direction des Ressources Humaines - Service Recrutement

    Tél. 04 72 21 45 57

     

 

Assistant de direction (H/F)

Publié le 26/09/2022   |   Date limite le 26/10/2022

Poste

  • Filière : Administrative
  • Poste : Assistant de direction (H/F)
  • Catégorie : B
  • Cadre d'emplois :  Rédacteurs territoriaux
  • Cotation : 3
  • Direction : Secrétariat de Mme le Maire et de la Première Adjointe
  • Type de poste : Permanent

Contenu du poste

Contexte

3ème ville de la Métropole de Lyon avec 66 000 habitants, la ville de Vénissieux emploie 1350 agents permanents qui s'investissent au quotidien dans leurs missions de service public. Desservi par de grands axes ferroviaires, autoroutiers, périphérique, métro, bus et tramways, son territoire se distingue par le dynamisme de son tissu économique, la qualité de ses espaces verts (4 fleurs au label des villes fleuries) et les projets de renouvellement urbain qui accompagnent sa croissance démographique. Le projet municipal d'éducation populaire porte l'ambition d'un accès à l'éducation, au sport et à la culture au plus grand nombre, grâce à un réseau de services et d'équipements de qualité et de proximité maillant l'ensemble des quartiers.

Le secrétariat de Madame le Maire et de la Première adjointe est composé de 11 agents qui travaillent au quotidien en relation directe avec le Maire et jouent un rôle d'interface avec différents interlocuteurs (habitants, institutionnels, DGA, directeurs de service...).  

Missions

En lien direct avec Madame le Maire, et sous l'autorité de la responsable du service, vous organisez et planifiez ses activités. Vous assurez la logistique associée ainsi que la rédaction de courriers et la gestion de dossiers.

Gestion de l’agenda de Madame le Maire :

  • Planifier les rendez-vous/réunions et mettre à jour l'agenda
  • Informer le Maire des initiatives prévues sur la commune
  • Optimiser son emploi du temps

Préparation de réunions, de rendez-vous, de déplacements :

  • Consulter les services concernés pour préparer des dossiers pour des réunions et exploiter les documents transmis
  • Effectuer un suivi des réunions
  • Gérer les billets de transports et anticiper les besoins en chauffeur

Accueil téléphonique, physique et rédaction de documents :

  • En relais de l’agent d’accueil, traiter de manière efficace l'accueil téléphonique et celui des visiteurs
  • Rédiger des courriers et cartons de remerciements
  • Mettre en forme les discours (définir protocole)

Intendance :

  • Vérifier les parapheurs et les courriers signés par le Maire
  • Assurer le classement et l’archivage de dossier
  • S’assurer du bon fonctionnement des équipements informatiques
  • Assurer la commande de plateaux repas, des fournitures de bureau

Fonction de régisseur d’avances (frais de mission du Maire) :

  • Établir des bordereaux de dépenses
  • Assurer le versement des pièces justificatives permettant le remboursement des dépenses

Autres missions pouvant être demandées :

  • Assurer la continuité de service du secrétariat du Maire et de la première adjointe 
  • Gérer le courrier entrant, les invitations
  • Envoyer des communiqués ou déclarations à la presse

Profil recherché

Formation

Bac + 2 souhaité dans le domaine du secrétariat / assistanat de direction

Compétences et qualités

  • Maîtriser les techniques de secrétariat (capacités rédactionnelles, accueil téléphonique …)
  • Maîtriser l’outil informatique (Word, Excel, Access (notions), Powerpoint, messagerie électronique, Internet et réseaux sociaux…)
  • Avoir une connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
  • Avoir des notions de comptabilité
  • Être capable de prioriser l’urgence
  • Avoir l'esprit d’équipe
  • Faire preuve d'aisance relationnelle, de capacités d'adaptation, organisation
  • Être polyvalent(e), disponible

Caractéristiques du poste

Lieu de travail : Hôtel de Ville

Informations complémentaires : Respect des obligations de loyauté, de discrétion et de confidentialité. Pouvoir se rendre disponible en fonction des urgences à gérer. Multiples sollicitations et amplitude horaire variable.

Rémunération : Traitement indiciaire, Régime indemnitaire, 13ème mois

Autres avantages : Participation à la complémentaire santé et prévoyance ; Subventionnement des repas dans les restaurants d'entreprise du territoire ; Comité d'action sociale et culturelle (chèques vacances, coupons sport, participation billetterie culturelle, séjours...) ; Prise en charge de 50% des abonnements aux réseaux de transports publics.

Renseignements

Auprès de Madame Gislaine RUBIO au 04.72.21.44.44

Pour répondre à l'annonce

Les personnes intéressées voudront bien faire acte de candidature à l’attention de Mme le Maire (pour les candidatures internes, sous couvert du responsable de service) en remplissant le formulaire de candidature à disposition ci-dessous et en joignant un CV et une lettre de motivation.

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